Executive Assistant van de CEO (VERVULD)

 

Waar?
Innovatieve en kerngezonde logistiek dienstverlener, behorend tot de top-10 in Europa maar wereldwijd opererend. Absolute specialist in vervoer van vloeibare en droge bulkstoffen (suiker, mout, granen, olie, bier, et cetera.). Actief voor een zeer aansprekende klantenkring. Omzet ca. €140 mio, 550 medewerkers, werkzaam vanuit 7 vestigingen in Europa, één in Dubai en één in Kaapstad (Zuid Afrika). Cultuur: informeel, Brabants in duidelijkheid en Brabants in positieve sfeer en “can-do” mentaliteit.

kleinweblogo 06

Bij: Opdrachtgever van Bureau Janssen

Standplaats: Regio Eindhoven - Den Bosch

Wat ga je doen?

In één woord:
ontzorging

In enkele woorden:
zorgen dat de Algemeen Directeur zich kan toeleggen op de hoofdzaken.

Opgesomd:

    Je zorgt voor agenda beheer, soms complex agenda beheer, je bespreekt knelpunten in de agenda en denkt mee over goede oplossingen.
  • Je bent actief ondersteunend in projecten waar de Algemeen Directeur in betrokken is en zorgt er voor dat je namens de Algemeen Directeur de ‘milestones’ in de gaten houdt. Wanneer stukken uit de interne organisatie danwel vanuit extern worden verwacht op een bepaalde datum, stuur je pro-actief een herinnering om er voor te zorgen dat de project-agenda volgens voornemens doorloopt.
  • Zo bewaak je ook andere activiteiten-stromen met een meer periodiek karakter zoals functioneringsgesprekken, bonus reviews, besprekingen met de OR, etc. Je past deze in in de agenda en zorgt voor een vloeiende en overzichtelijke afwikkeling van dit type activiteiten.
  • Je weet wanneer er vergaderingen of afspraken zijn en zorgt dat de juiste stukken daarvoor klaar liggen, je bereidt presentaties voor (bijvoorbeeld in PowerPoint) en hebt de gave om deze op basis van enkele aanwijzingen samen te stellen, je zorgt dat afspraken in de juiste ruimte of locatie plaats vinden, maakt daarvoor reserveringen en voorziet in ‘catering’ wensen indien nodig.
  • Je denkt mee in, en organiseert het zakelijk reizen, zorgt dat een lijstje telefoonnummers klaar ligt van mensen met welke onderweg nog getelefoneerd kan worden, je geeft een to-do lijst mee voor zaken die op een luchthaven of in een vliegtuig gedaan kunnen worden.
  • Je beheert het in- en uitgaand telefoonverkeer en bent de ‘dispatcher’ naar de Algemeen Directeur, zorgt er dus ook voor dat gesprekken die beter belegd zijn bij een andere medewerker dan de Algemeen Directeur effectief worden doorgeleid. Dit geldt ook voor het in- en uitgaande emailverkeer.
  • Je ondersteunt de Algemeen Directeur in zijn streven naar een warme en hartelijke ondernemingscultuur met het pro-actief signaleren van bijzondere gebeurtenissen, uiteenlopend van uitzonderlijke prestaties in het bedrijf, sport-prestaties, herstel van ziekte, verjaardagen, jubilea, geboorte van kinderen van medewerkers, etc..
  • Door jouw inzet staan de juiste dingen in de agenda van de Algemeen Directeur, de zaken waar het om draait en houdt in overleg afleidende zaken eruit of belegt deze bij iemand anders. Door jouw inzet ook, kan de Algemeen Directeur zich zorgeloos, zonder afgeleid te worden, met deze zaken bezig houden.

Wie ben jij?
Je bent een man of een vrouw. Pro-actief. Energiek. Intelligent, schrijft goede mails zonder spelfouten en hebt een professionele telefoon-stijl. Je bent ook doortastend en vindingrijk: je ziet snel mogelijke oplossingen en gaat ook zonder treuzelen over tot actie. Je wordt gelukkig van een drukke dag die voor je het weet weer voorbij is.

Je bent een professional: niet verlegen, jouw mening laat je horen, gezellig of niet. Ook schroom je niet om ’s-Avonds nog even te bellen als je iets belangrijks invalt. Je doet dat gewoon, al vind je van jezelf dat je daar eerder op de dag aan had moeten denken. Tegelijk ben je ook dienstverlenend ingesteld, jij weet perfect hoe je met dit evenwicht om moet gaan.
In deze rol ben je integer tot op het bot. Vertrouwelijke zaken zijn bij jou in goede handen.

Wat staat er op jouw CV?
Op jouw CV prijkt in elk geval een voltooide HBO of WO opleiding. Je was actief in functies als ‘Executive Assistant’ of ‘Personal Assistant’, ‘Office Manager’, ‘Event Manager’, of wat daar op lijkt. Jouw huidige of voorgaande werkkringen kun je bestempelen als ‘professionele organisatie(s)’ waar op een hoog niveau gewerkt wordt. Je hebt een sterke dagelijks terugkerende drang om op het hoogste niveau je werk te doen en elke dag een beetje beter te zijn dan de dag ervoor. Je hebt minimaal 10 jaar ervaring. Je hebt niet te veel bevestiging, waardering of aandacht voor jouzelf nodig, alhoewel je die bij goed functioneren best zult ervaren in deze werkkring. Gaat er een keer iets mis? Jij veegt het stof van jouw jasje en gaat onaangedaan verder.

Waarom zou jij hier willen werken?
Je ondervindt dagelijks de energie van een zeer positief ingestelde, dynamische en succesvolle organisatie waar geen dag hetzelfde is
Je staat dicht bij het centrum van de organisatie en draagt op jouw manier heel direct bij aan het succes van de Algemeen Directeur, en dus van de organisatie
Je profiteert van goede arbeidsvoorwaarden en een onbetaalbaar ‘mentaal inkomen’
Je werkt samen met een zeer professionele Algemeen Directeur, ca. 40 jaar, een buitengewoon prettig mens, ambitieus maar ook geïnteresseerd in mensen.

Hoe kun je solliciteren? → deze vacature is vervuld, u kunt niet meer solliciteren.
Mail naar: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
Zet in de onderwerpregel: sollicitatie PA_RD | <jouw naam>
Voeg als attachment toe: jouw CV
Gebruik het mailbericht voor eventuele toelichtingen of motiverend schrijven (niet verplicht).

Wie ben ik?
Mijn naam is Jan Janssen, zie ook https://www.linkedin.com/in/bureaujanssen/
Sinds 2014 run ik mijn eigen werving & selectiebureau.
Doorgaans behandel ik posities op management / directie niveau.
Momenteel heeft één van mijn relaties me gevraagd om te helpen met diens persoonlijke ondersteuning.